advies gevraagd om een informatie-avond te organiseren

Gelden voor gemeentes ook regels over (Europese) aanbestedingen als je boven een bepaald bedrag komt? Daar lopen we bij de Rijksoverheid tegenaan en je kunt het niet ontlopen door verschillende diensten apart te factureren.
Ik vermoed wel dat er bij dat adviesbureau nogal wat blijft hangen.

Ginevra schreef op 16-09-2023 om 11:25:

Ik vond de constructie op basis van je OP al wonderlijk, maar nu met die aanvullende info helemaal.
Het gaat om facilitaire dingen die een gemeente voor een aanzienlijk deel zelf in huis moet hebben of partijen voor moet kennen, en nu gaat het via een bureau dat het jou voor een krats wil laten doen.
Dat ze jou vragen de inhoud te regelen is te begrijpen. Maar dat ze jou vragen het facilitaire deel en de communicatie te regelen terwijl je er geen ervaring mee hebt is raar.

Je zou kunnen reageren met het aanbod dat je voor 2000 euro de avond inhoudelijk verzorgt (sprekers regelen en dagvoorzitter zijn) en de tekst voor de communicatie-uitingen aanlevert. Dat is een reëel bedrag.

Je zou dus een ‘onderaannemer’ zijn van een partij die dit vaker doet? Wie is dan weer hun opdrachtgever? Welke afdeling binnen de gemeente?
Ik zou jouw opdrachtgever zelf laten voorrekenen hoe die begroting er dan globaal zou moeten uitzien en hoe zij het voor zich zien dat binnen budget kan worden gebleven:
wat zou binnen dit budget ieder onderdeel moeten kosten? Dan bespreken: waar zitten risico’s en aangeven dat jij die niet op je neemt. Geen vaste prijs dus. En om te beginnen die 500 er weer bovenop. En jouw uren apart van de kosten voor het evenement. Als je erg veel meer uren moet maken, dan moet er ruimte zijn voor meer budget. Moet je wel kunnen verantwoorden natuurlijk. Waar zou hem dat dan in zitten?

Als een flinke ruimte en AV-diensten moeten worden ingehuurd is dit bedrag zonder meer onhaalbaar, dus ik zou erg benieuwd zijn hoe ze dat willen oplossen (mijn optie: raadzaal, dan zijn de AV-diensten overigens nog steeds niet gratis, informeer bij de griffie). In dat geval zou alles om die ruimte heen binnenshuis geregeld moeten kunnen worden: koffie, thee, drankje na. Met inzet van de bodes. Nog altijd niet gratis maar drukt het op het budget of wordt het daarbuiten opgelost? Veel hangt af van of je de organisatie en uitvoering hiervan deels intern kunt beleggen. Als ZZP-er lukt het waarschijnlijk niet om interne medewerkers in te schakelen en aan te sturen, nog los van de enorme hoeveelheid tijd die daarmee gemoeid is. Kunnen ze je niet koppelen aan de afdeling communicatie/burgerparticipatie die de weg binnen de gemeente weet en die weer taken kan delegeren bij andere afdelingen? Daar ook hulp vragen bij uitnodigingen, naamplaatjes, posters, communicatie in social media, plaatselijk krantje, contact met regionaal dagblad, andere uitingen en mogelijkheden etc. Veel valt of staat denk ik bij hoeveel binnenshuis kan worden gedaan. Als het een kleine gemeente is, zijn ze dat waarschijnlijk wel gewend. Iets in elkaar klussen met Canva, posters laten drukken op de geo-printer, zelf tekstjes schrijven, journalist vragen er aandacht aan te geven, meetings faciliteren. Communicatiemensen bij kleine gemeenten zijn over het algemeen generalisten zijn die het gewend zijn zelf wat te verzinnen want geen geld.

Sprekers: mensen die bij bureaus werken die zich graag in de kijker spelen? Mensen die aan universiteiten werken? Ik heb begrepen bij mijn gemeente dat er steeds minder mensen zijn die voor een fles wijn komen dus dat moet nog maar blijken. Jij hebt expertise op het vakgebied, schrijf je, heb je ook een netwerk voor dit soort mensen? Heb je contact met de vakambtenaren? Kunnen die ook verantwoordelijk gemaakt worden voor een deel van het programma, het zoeken van sprekers? Lijkt me wel! Is het niet het misverstand dat jij voor alles verantwoordelijk bent? Zou het niet zo moeten zijn dat het grotendeels intern moet worden gedaan maar dat er één iemand moet zijn die de boel bij elkaar brengt? Die zegt: dit heb ik van die en die nodig! En dat men dan aan het werk gaat? Met alleen af en toe een vinger aan de pols?

Oftewel: ik zou veel helderder willen hebben wat nou precies de opdracht is en wat er precies binnen dat budget zou moeten vallen. En als het antwoord is dat alles binnen dat budget moet vallen, intern of extern, inclusief ruimte, natje/droogje, AV, programma, communicatie etc. Ook als dat extern ingekocht moet worden, dan zou ik graag horen hoe ze dat voor zich zien. Het kan ook meevallen: als alles behalve de sprekers en jouw uren binnen de overhead van de organisatie zouden vallen, is er een ander plaatje. In mijn gemeente (rond 20.000 inwoners) doen we met verschillende afdelingen (dat zijn dan ook maar een paar mensen) heel erg veel zelf en zitten veel kosten dan in de overhead. Het hoort bij ons gewone werk. Er vinden heel vaak bijeenkomsten plaats met inwoners, informatie, participatie etc. Dat hoeft niet iedere keer opnieuw helemaal vanaf nul bedacht te worden en er zijn interne faciliteiten en mensen die hun steentje bijdragen.

Dubbel, foutje

MMcGonagall schreef op 16-09-2023 om 11:36:

[..]

Je zou kunnen reageren met het aanbod dat je voor 2000 euro de avond inhoudelijk verzorgt (sprekers regelen en dagvoorzitter zijn) en de tekst voor de communicatie-uitingen aanlevert. Dat is een reëel bedrag.

Hier komt wat ik zeg eigenlijk ook op neer 😂. De rest moeten ze dan zelf doen. Dat zouden ze ook moeten kunnen.