advies gevraagd om een informatie-avond te organiseren
Hallo, ik ben als freelancer gevraagd om een (en bij gebleken geschiktheid vaker) informatie avond te organiseren voor een gemeente. Ik heb dit nog nooit gedaan en wil dit wel doen/proberen (ik krijg wel hulp daarbij) als ik inschat dat de gegeven kaders realistisch zijn. Hoop dus dat jullie mij wat meer kunnen vertellen daarover.
Het budget van de informatie avond ligt op €2000 ex btw. Daarvoor moet een zaaltje gehuurd worden voor max. 100 mensen. Of indien mogelijk een ruimte in een vd gebouwen van de gemeente.
Eén spreker heeft so wie so een budget van €500. Bij voorkeur willen ze nóg een spreker ( er staat zelfs voorkeur voor 3 sprekers).
Dan moet er iemand zijn die de avond aan elkaar praat (mogelijk ikzelf), de uren voor de organisatie (dat zal ik dan zijn en er wordt gedacht dat ik dat met 5 uur kan doen). Mijn uren totaal zal dan vermoedelijk op 10 uur komen = 5 uur avond incl. op -en afbouw a 80 euro = 400 en de organisatie a 5 uur is eveneens 400 euro. Mijn budget zal dan op €800 liggen.
Maak ik een sommetje van spreker a 500, zaaltje a 500, mijn budget a 800 is het totaal al 1800. Dan moet de avond nog op beeld opgenomen worden (harde eis), er moet communicatie uit (posters en internet) en ze wilden eigenlijk dus een a twee sprekers extra. Het klinkt niet realistisch. Maar misschien is mijn gevraagde uurtarief niet realistisch en organiseren mensen dit normaal gesproken voor een veel lager uurtarief en/of met minder uren. Zo ja, dan moet ik gaan afwegen of ik deze ervaring de moeite waard vind boven de vergoeding.
Ik hoor graag wat jullie van het gegeven budget vinden en de ingeschatte uren van 5 uur om dit te organiseren. Van mijn uurtarief (80), van het sprekersbudget en zaal budget en wat jullie denken dat ik extra kwijt ga zijn.
Als ze iemand vinden die het goedkoper of gratis aan elkaar kan en wil kletsen, dan is dat natuurlijk voordelig, want maakt zomaar een verschil in budget van 400 die ik er anders voor zou vragen. Dan blijven alleen organisatie uren staan van 5 uur (waarvan ik dus niet weet of dat een goede inschatting is).
Hoor graag jullie ideeën erover.
Peiling
het budget en geschatte uren is:
Als het binnen dat budget moet dan toch alleen als de gemeente zelf de locatie regelt in 1 van de gebouwen. Verder kunnen sprekers toch ook gewoon ambtenaren zijn? Dat scheelt ook geld.
ik organiseer vaak dagjes intern en dan red ik het meestal niet met 10 uur. Moet je ook de partijen benaderen die het opnemen e.d. en met hun een prijs onderhandelen? Dan nog het dagvoorzitter zijn, dat wil je natuurlijk ook wel voorbereiden.
Niet te doen hoor.
De spreker vind ik dan wel weer een dure, die persoon komt een uurtje praten voor 500 euro? Is het een BN’er?
Daglichtlamp schreef op 15-09-2023 om 16:21:
Als het binnen dat budget moet dan toch alleen als de gemeente zelf de locatie regelt in 1 van de gebouwen. Verder kunnen sprekers toch ook gewoon ambtenaren zijn? Dat scheelt ook geld.
Ik heb gevraagd of niet een van de ambtenaren een spreker kon zijn, maar dat was eigenlijk niet afgesproken. Stel dat dit als voorstel wordt teruggekoppeld, zou het dan een realistische verwachting zijn? Ik heb bijv. geen idee wat ik moet reserveren voor het maken van enig drukwerk en het regelen van iemand die een beeldopname verzorgt en deze ook online host.
Ik heb hier geen ervaring mee, maar het budget lijkt mij ook wat krap. Helemaal als ze 3 betaalde sprekers willen hebben. Ik vraag daarbij me ook nog af: Moet er voor dat budget ook nog iets te drinken bij voor c.a. 100 man? Ik weet niet wat voor soort informatieavond het is en of het gepast is om de deelnemers te laten betalen voor het drinken. Daarmee kun je misschien het budget wat opvijzelen.
MMcGonagall schreef op 15-09-2023 om 16:24:
ik organiseer vaak dagjes intern en dan red ik het meestal niet met 10 uur. Moet je ook de partijen benaderen die het opnemen e.d. en met hun een prijs onderhandelen? Dan nog het dagvoorzitter zijn, dat wil je natuurlijk ook wel voorbereiden.
Niet te doen hoor.
De spreker vind ik dan wel weer een dure, die persoon komt een uurtje praten voor 500 euro? Is het een BN’er?
Haha, nee, ik denk dat hij langer dan een uur bezig is. Ik schat in 1 uur en aan het eind van de presentatie ook nog een deel vragen beantwoorden. Hij berekent ook tijd voor reizen en het voorbereiden/maken van zijn presentatie.
Sassenach schreef op 15-09-2023 om 16:26:
Ik heb hier geen ervaring mee, maar het budget lijkt mij ook wat krap. Helemaal als ze 3 betaalde sprekers willen hebben. Ik vraag daarbij me ook nog af: Moet er voor dat budget ook nog iets te drinken bij voor c.a. 100 man? Ik weet niet wat voor soort informatieavond het is en of het gepast is om de deelnemers te laten betalen voor het drinken. Daarmee kun je misschien het budget wat opvijzelen.
Goeie, niet aan gedacht, want dat moet denk ik ook van het budget AF. Staat nergens iets over genoemd, maar je gaat geen gemeentelijke informatie avond voor burgers organiseren als niet minstens de koffie en thee gratis is. Dat zal binnen een gemeente wel te doen zijn, maar als een buurthuis afgehuurd moet worden en iemand een bardienst draait(?) dan zal daar ook nog wel een x budget voor nodig zijn.
Het hangt natuurlijk helemaal af van het type informatie, waar de informatie-avond over gaat. Gaat het over een buurthuis, dan zijn er vast vrijwilligers (initiatiefnemers) die wel willen spreken voor een fles wijn en wat reiskostenvergoeding. Of als Van der Valk een nieuw hotel wil neerzetten, willen ze dat vast en zeker gratis toelichten op een informatieavond.
Daarnaast is 80,= per uur voor het regelen van een relatief simpele informatie-avond, ook aan de hoge kant.
De meeste zalen staan klaar, op het moment dat jij aankomt. Dus waarom zou dat niet in 5 a 8 uur kunnen? Belletje plegen naar het hotel om een conferentiezaal te huren, afspraak maken over de indeling en klaar.
Maar al met al gaat er natuurlijk wel flink tijd zitten in het postermateriaal, de opname, het regelen van sprekers (ookal zijn het vrijwilligers) en de nasty details.
Mijns inziens is de 2000,- aan de krappe kant, maar niet ondenkbaar. Gaat niet over een conferentie met 500+ man met lunch en borrel.
ik vind de hele constructie wat wonderlijk. Het gaat om een informatieavond voor burgers? Dan is gebruikelijk lijkt me dat de gemeente zelf een locatie heeft en dat er iemand van de betreffende taakgroep de organisatie doet, dat er een communicatieafdeling is die de posters regelt en dat er ook intern wel een dienst is die de opname of streaming kan verzorgen. Hoezo hebben ze dat ineens allemaal niet zelf in huis?
Als ze al die dingen uit willen besteden en dan ook nog betaalde sprekers en dagvoorzitter erbij kom je met dat budget niet uit nee.
Daddy_gijs schreef op 15-09-2023 om 17:20:
Het hangt natuurlijk helemaal af van het type informatie, waar de informatie-avond over gaat. Gaat het over een buurthuis, dan zijn er vast vrijwilligers (initiatiefnemers) die wel willen spreken voor een fles wijn en wat reiskostenvergoeding. Of als Van der Valk een nieuw hotel wil neerzetten, willen ze dat vast en zeker gratis toelichten op een informatieavond.
Daarnaast is 80,= per uur voor het regelen van een relatief simpele informatie-avond, ook aan de hoge kant.
De meeste zalen staan klaar, op het moment dat jij aankomt. Dus waarom zou dat niet in 5 a 8 uur kunnen? Belletje plegen naar het hotel om een conferentiezaal te huren, afspraak maken over de indeling en klaar.
Maar al met al gaat er natuurlijk wel flink tijd zitten in het postermateriaal, de opname, het regelen van sprekers (ookal zijn het vrijwilligers) en de nasty details.
Mijns inziens is de 2000,- aan de krappe kant, maar niet ondenkbaar. Gaat niet over een conferentie met 500+ man met lunch en borrel.
Als je de deskundigen/sprekers moet zoeken en regelen en er een kenniscomponent bij zit, kan 80 euro natuurlijk een prima passend budget zijn. Anders kun je het ook door een secretaresse laten regelen.
MMcGonagall schreef op 15-09-2023 om 17:26:
Als je de deskundigen/sprekers moet zoeken en regelen en er een kenniscomponent bij zit, kan 80 euro natuurlijk een prima passend budget zijn. Anders kun je het ook door een secretaresse laten regelen.
Helemaal mee eens. Als dit over bijvoorbeeld een stikstof-discussie gaat en je hebt daar sprekers voor nodig, die goed beslagen ten ijs komen, red je het zeker niet in 5 uur en is 80,= per uur ook niet gek.
Maar ik vermoed dat het om een relatief simpele informatie-avond gaat, waar de gemeente zo 1-2-3 geen secretaresse voor heeft om het te regelen.
Daarom ook mijn vraag/stelling: het hangt helemaal van het type informatie-avond af.
Daddy_gijs schreef op 15-09-2023 om 17:31:
[..]
Helemaal mee eens. Als dit over bijvoorbeeld een stikstof-discussie gaat en je hebt daar sprekers voor nodig, die goed beslagen ten ijs komen, red je het zeker niet in 5 uur en is 80,= per uur ook niet gek.
Hier moet je qua kennisnivo idd aan denken
Als je sprekers regelt van de overheid is doen die dat meestal gratis. Maar logischer is dat dat vanuit gemeente wordt geregeld via het eigen netwerk. Vijf uur voor een zaaltje regelen lijkt mij erg veel, kwestie van bellen en de opstelling doorgeven. En als dat in een eigen gebouw is is dat gewoon gratis. Verder lijken posters mij redelijk achterhaald, ik weet niet beter dan dat dit soort uitnodigingen digitaal en via social media worden gedeeld. Betalen voor koffie door deelnemers is niet gebruikelijk en komt wel een beetje ongastvrij over... Dus ik denk dat je aardig kunt bezuinigen als je het handig aanpakt en zelf minder uren kwijt bent dan geraamd...
In die vijf uur moeten en de sprekers geregeld worden, en het zaaltje en de publiciteit. Ik zou het er niet voor doen.
Ik ben nu trouwens bezig met een externe locatie die 700 euro kost voor drie uur, incl schoonmaak en drie cateringmedewerkers. Ik weet niet wat in die branche gebruikelijk is, maar dit ligt natuurlijk ruim boven jouw begrote 500 euro. Wij hebben ook wel gecontracteerde locaties waarbij we gunstiger tarieven krijgen. Dat wordt dan centraal geregeld via onze facilitaire dienst dus daar zie ik geen factuur van.
Als het om een gemeentelijke locatie gaat, dan kunnen ze vaak de bodes inzetten als gastvrouw/heer en de catering vanuit intern verzorgen. En voor eigen evenementen wordt vaak een intern locatietarief aangehouden.
80,- euro voor een eventplanner is een hoog tarief, 80,- euro voor een avondvoorzitter is een laag tarief. 500,- voor een spreker is netjes, maar totaal afhankelijk om wat voor type onderwerp en expert het gaat. Sommige sprekers doen het voor reiskosten + kleine inkostenvergoeding of vvv-bon wel een praatje. Voor andere experts betaal je per uur.
Als evenplanner zeg ik zelf ook dat ik 10 uur in totaal voor dit hele evenement erg weinig vind. Ik zou minimaal het dubbele aanhouden, maar voor mij zou dit ook niet iets zijn wat je er even bij doet. Aan de andere kant kunnen de managementassistenten van de gemeente ook de helft van je werk uit handen nemen.