advies gevraagd om een informatie-avond te organiseren
Hallo, ik ben als freelancer gevraagd om een (en bij gebleken geschiktheid vaker) informatie avond te organiseren voor een gemeente. Ik heb dit nog nooit gedaan en wil dit wel doen/proberen (ik krijg wel hulp daarbij) als ik inschat dat de gegeven kaders realistisch zijn. Hoop dus dat jullie mij wat meer kunnen vertellen daarover.
Het budget van de informatie avond ligt op €2000 ex btw. Daarvoor moet een zaaltje gehuurd worden voor max. 100 mensen. Of indien mogelijk een ruimte in een vd gebouwen van de gemeente.
Eén spreker heeft so wie so een budget van €500. Bij voorkeur willen ze nóg een spreker ( er staat zelfs voorkeur voor 3 sprekers).
Dan moet er iemand zijn die de avond aan elkaar praat (mogelijk ikzelf), de uren voor de organisatie (dat zal ik dan zijn en er wordt gedacht dat ik dat met 5 uur kan doen). Mijn uren totaal zal dan vermoedelijk op 10 uur komen = 5 uur avond incl. op -en afbouw a 80 euro = 400 en de organisatie a 5 uur is eveneens 400 euro. Mijn budget zal dan op €800 liggen.
Maak ik een sommetje van spreker a 500, zaaltje a 500, mijn budget a 800 is het totaal al 1800. Dan moet de avond nog op beeld opgenomen worden (harde eis), er moet communicatie uit (posters en internet) en ze wilden eigenlijk dus een a twee sprekers extra. Het klinkt niet realistisch. Maar misschien is mijn gevraagde uurtarief niet realistisch en organiseren mensen dit normaal gesproken voor een veel lager uurtarief en/of met minder uren. Zo ja, dan moet ik gaan afwegen of ik deze ervaring de moeite waard vind boven de vergoeding.
Ik hoor graag wat jullie van het gegeven budget vinden en de ingeschatte uren van 5 uur om dit te organiseren. Van mijn uurtarief (80), van het sprekersbudget en zaal budget en wat jullie denken dat ik extra kwijt ga zijn.
Als ze iemand vinden die het goedkoper of gratis aan elkaar kan en wil kletsen, dan is dat natuurlijk voordelig, want maakt zomaar een verschil in budget van 400 die ik er anders voor zou vragen. Dan blijven alleen organisatie uren staan van 5 uur (waarvan ik dus niet weet of dat een goede inschatting is).
Hoor graag jullie ideeën erover.
Peiling
het budget en geschatte uren is:
Werd dit vroeger al eerder gedaan? Dan zou je contact kunnen opnemen met diegene die dat vroeger deed. En eventueel aan een erg lage prijs 'meelopen'. Dan heb je meer zicht op wat er allemaal moet gebeuren en aan kosten bij komt kijken.
Zoals je er nu voorstaat met totaal geen ervaring (geen verwijt) is het een complete stap in het onbekende en kan het zowel financieel als organisatorisch een echte ramp worden. Waarvan jij het slachtoffer zal zijn.
En waarom moet er een zaal gehuurd worden als het iets van de gemeente betreft?
Dat red je nooit in vijf uur. Ik doe dit soort dingen intern in ons bedrijf en ik verbaas me er altijd weer over hoeveel werk er in sommige dingen gaan. Ik zou er zeker 10 a 15 uur voor uittrekken, want niet alles zal soepel verlopen en het zoeken naar alternatieven kan langer duren dan je denkt.
RosaMontana schreef op 15-09-2023 om 17:46:
Als je sprekers regelt van de overheid is doen die dat meestal gratis. Maar logischer is dat dat vanuit gemeente wordt geregeld via het eigen netwerk. Vijf uur voor een zaaltje regelen lijkt mij erg veel, kwestie van bellen en de opstelling doorgeven. En als dat in een eigen gebouw is is dat gewoon gratis. Verder lijken posters mij redelijk achterhaald, ik weet niet beter dan dat dit soort uitnodigingen digitaal en via social media worden gedeeld. Betalen voor koffie door deelnemers is niet gebruikelijk en komt wel een beetje ongastvrij over... Dus ik denk dat je aardig kunt bezuinigen als je het handig aanpakt en zelf minder uren kwijt bent dan geraamd...
5 uur is geraamd voor: zoeken van een locatie en deze vastleggen. Ik ken (nog) geen locaties, dus moet me daar even in verdiepen hoe dat werkt. Zoeken van sprekers, waarvan er 1 al gegeven is. Het regelen van iemand die de beeld opname maakt en zorgt dat dit online komt, het verder regelen van iemand die de avond aan elkaar praat (als ik dat niet ga zijn), het opstellen van tekst voor krant en communicatiekanalen en zorgen dat er wat over gepubliceerd wordt, het regelen van de hardware voor de avond (als dat niet beschikbaar is in het zaaltje) zoals schermen, microfoon, etc. Het regelen van koffie/thee, maar nogmaals, ik heb nog nooit iets dergelijks verzorgd en weet daarom ook niet wat normaal is. Het wordt door de gemeente uitbesteed, dus ik neem aan dat wat normaal geldt, nu niet geldt. En anders moet ik weten welke vragen ik daarover kan stellen, zodat ik het plaatje compleet krijg.
Is het normaal dat een zaaltje die voorzieningen heeft bijvoorbeeld en een bardienst verzorgd of moet ik dat zelf regelen? Hoe completer het plaatje voor mij wordt, hoe beter ik kan inschatten of dat haalbaar is binnen budget en of ik daar ook mijn eigen uren van kan betalen.
Diyer schreef op 15-09-2023 om 17:36:
Hier moet je qua kennisniveau idd aan denken
Dan is Euro 2000,= een lachertje. Dan ben je er zeker met 5-10 uur regelwerk er niet. Denk eerder aan een volle werkweek van 40 uur (a 80,=) om sprekers te organiseren die ook echt iets te vertellen hebben. De sprekers zijn dan ook vast niet happy met alleen een fles wijn. En dan red je het ook niet met een poster die je zelf even op een zaterdag-namiddag in elkaar hebt geflanst (met een Bolke de Beer en een spreekwolkje).
Diyer schreef op 15-09-2023 om 22:05:
Is het normaal dat een zaaltje die voorzieningen heeft bijvoorbeeld en een bardienst verzorgd of moet ik dat zelf regelen? Hoe completer het plaatje voor mij wordt, hoe beter ik kan inschatten of dat haalbaar is binnen budget en of ik daar ook mijn eigen uren van kan betalen.
Ik googlde eerder deze avond "hotel conferentiezaaltje" en kwam op bijvoorbeeld deze pagina:
https://www.hotelveenendaal.com/zalen/onze-zalen/offerte-aanvragen
Daarin wordt gesuggereerd dat de opstelling in elk geval geregeld is. En omdat het een hotel is, is wellicht ook de catering makkelijk te regelen.
Ik ken kleine zaaltjes bij mij in de buurt, waarin dat -- in overleg -- ook allemaal voor je geregeld wordt. Dat zit dan bij de zaal-huur in. Meeste zaaltjes die ik ken hebben ook scherm en microfoons etc.
Video-streaming is meestal niet geregeld. Zelfs op mijn (tech)-bedrijf moet ik extra organisatie-talent aan de dag brengen, als ik een video-opname of video-streaming wil hebben.
MMcGonagall schreef op 15-09-2023 om 17:26:
[..]
Als je de deskundigen/sprekers moet zoeken en regelen en er een kenniscomponent bij zit, kan 80 euro natuurlijk een prima passend budget zijn. Anders kun je het ook door een secretaresse laten regelen.
Ik vind het zelfs aan de lage kant. Voor 80 euro per uur komt tegenwoordig bijna niemand meer opdraven.
Heb je enig idee wat het zou moeten kosten als ik een klein (ZZP?) bedrijfje benader die een live stream verzorgt? Waarvan minimaal 3 uur op locatie vanwege de duur vd avond.
Dees! schreef op 15-09-2023 om 22:38:
[..]
Ik vind het zelfs aan de lage kant.Voor 80 euro per uur komt tegenwoordig bijna niemand meer opdraven.
Haha, nee, niet €80 voor een inhouds-spreker. Maar het uurtarief vd organisator/presentator vd avond.
Diyer schreef op 15-09-2023 om 22:39:
Heb je enig idee wat het zou moeten kosten als ik een klein (ZZP?) bedrijfje benader die een live stream verzorgt? Waarvan minimaal 3 uur op locatie vanwege de duur vd avond.
Ik zou van hetzelfde uurtarief uitgaan als dat je zelf hanteert.
Persoonlijk zou ik alleen mijn eigen uren rekenen en de rest uurtje factuurtje doorzetten naar de opdrachtgever. Ze hebben vast zelf goeie werkrelaties met dat soort partijen. Dus waarom zou jij daar tussen moeten gaan zitten? En je bent aan voorbereiding echt wel meer kwijt dan 5 uur.
Een zaaltje in een hotel huren en de indeling doorgeven kan vrij snel te regelen zijn. Vaak is daar ook een arrangement te regelen met drank. Maar omdat het een gemeentelijk iets is, kan je niet zomaar ergens een hotel regelen voor 100 man. Dat moet wel een lokaal iets zijn, denk ik dan. Heb je in de gemeente een hotel waar je een zaal van 100 man beschikbaar hebt? Misschien is er in de gemeente een kerkgebouw beschikbaar. Ben je bekend in de gemeente waar het event zal plaatsvinden? Moet er bezoekers registratie plaatsvinden? is aanmelden vooraf gewenst? Kan je social media, poster materiaal en content zelf creëren, moet je zelf kranten benaderen en persberichten schrijven? Allemaal vragen die van invloed zijn op de uren inschatting.
En dan over de opname van het event: moet het een live stream zijn, of alleen een opname? Moet de opname gebruikt worden voor promotionele doeleinden (ge-edit) worden, of is het puur een registratie voor naslag, of is er nog een keuze? Afhankelijk namelijk van deze antwoorden heb je een of meerdere camera standpunten nodig, al dan niet iemand die camera’s inzoomt, overviews genereert. Daar zijn allerlei bedrijfjes voor, denk ik.
Maar al met al klinkt het alsof het meer tijd kost dan je nu inschat. Zeker als je nog niet vaker een dergelijk event hebt georganiseerd.
Diyer schreef op 15-09-2023 om 22:39:
Heb je enig idee wat het zou moeten kosten als ik een klein (ZZP?) bedrijfje benader die een live stream verzorgt? Waarvan minimaal 3 uur op locatie vanwege de duur vd avond.
Net even gegoogeld, start bij ca 2000 voor twee uur livestream en dan heb je de basic versie.
de meeste gemeentes hebben zelf ruimtes voor bijeenkomsten beschikbaar en waarschijnlijk ook met opname apparatuur (bijv in trouwzaal). Ze hebben ook eigen communicatiekanalen richting burgers en lokale pers lijkt mij.
Dus vooral van belang om helder te krijgen wat er van jou verwacht wordt en wat er gefaciliteerd wordt vanuit de gemeente.
Mugske schreef op 15-09-2023 om 23:09:
de meeste gemeentes hebben zelf ruimtes voor bijeenkomsten beschikbaar en waarschijnlijk ook met opname apparatuur (bijv in trouwzaal). Ze hebben ook eigen communicatiekanalen richting burgers en lokale pers lijkt mij.
Dus vooral van belang om helder te krijgen wat er van jou verwacht wordt en wat er gefaciliteerd wordt vanuit de gemeente.
Dat is echt wel nodig anders ga je het zeker niet redden met 2000 euro. Dan kom je niet eens aan je eigen uren toe.
Dit telt ook mee hè, het uitzoekwerk.
Dees! schreef op 15-09-2023 om 22:51:
[..]
Ik zou van hetzelfde uurtarief uitgaan als dat je zelf hanteert.
Persoonlijk zou ik alleen mijn eigen uren rekenen en de rest uurtje factuurtje doorzetten naar de opdrachtgever. Ze hebben vast zelf goeie werkrelaties met dat soort partijen. Dus waarom zou jij daar tussen moeten gaan zitten? En je bent aan voorbereiding echt wel meer kwijt dan 5 uur.
De opdracht verloopt via een bedrijf dat de opdracht heeft aangenomen voor €2000 en nu iemand zoeken die de opdracht vervult. Ik ben dan ook niet de persoon die direct contact heeft met de opdrachtgever. Dat verloopt via een bedrijf die de opdracht wil uitbesteden aan mij. Maar ik begin het gevoel te krijgen dat ik mezelf uit de naad ga werken en de boeman wordt als ik boven budget uitkom.
Mijn opdracht is dat alles (dus ook mijn eigen tarief) BINNEN de 2000 moet blijven, liefst minder. En ze hebben wel wat adresjes (zaaltjes bijv.) die ze met me willen delen, zodat ik het verder met de zalen kan oppakken. Maar ik begreep ook dat een zaalhuur van 600 wel in de lijn der verwachting ligt en het budget van 500 voor de (1) spreker ligt ook vast.
klinkt ambtenarij-ig: een bedrijf ingehuurd dat nu iemand zoekt die de opdracht vervult.
met het bijgeleverde budget. En alles wat je schreef?!
Ik zou het niet doen.