advies gevraagd om een informatie-avond te organiseren
Hallo, ik ben als freelancer gevraagd om een (en bij gebleken geschiktheid vaker) informatie avond te organiseren voor een gemeente. Ik heb dit nog nooit gedaan en wil dit wel doen/proberen (ik krijg wel hulp daarbij) als ik inschat dat de gegeven kaders realistisch zijn. Hoop dus dat jullie mij wat meer kunnen vertellen daarover.
Het budget van de informatie avond ligt op €2000 ex btw. Daarvoor moet een zaaltje gehuurd worden voor max. 100 mensen. Of indien mogelijk een ruimte in een vd gebouwen van de gemeente.
Eén spreker heeft so wie so een budget van €500. Bij voorkeur willen ze nóg een spreker ( er staat zelfs voorkeur voor 3 sprekers).
Dan moet er iemand zijn die de avond aan elkaar praat (mogelijk ikzelf), de uren voor de organisatie (dat zal ik dan zijn en er wordt gedacht dat ik dat met 5 uur kan doen). Mijn uren totaal zal dan vermoedelijk op 10 uur komen = 5 uur avond incl. op -en afbouw a 80 euro = 400 en de organisatie a 5 uur is eveneens 400 euro. Mijn budget zal dan op €800 liggen.
Maak ik een sommetje van spreker a 500, zaaltje a 500, mijn budget a 800 is het totaal al 1800. Dan moet de avond nog op beeld opgenomen worden (harde eis), er moet communicatie uit (posters en internet) en ze wilden eigenlijk dus een a twee sprekers extra. Het klinkt niet realistisch. Maar misschien is mijn gevraagde uurtarief niet realistisch en organiseren mensen dit normaal gesproken voor een veel lager uurtarief en/of met minder uren. Zo ja, dan moet ik gaan afwegen of ik deze ervaring de moeite waard vind boven de vergoeding.
Ik hoor graag wat jullie van het gegeven budget vinden en de ingeschatte uren van 5 uur om dit te organiseren. Van mijn uurtarief (80), van het sprekersbudget en zaal budget en wat jullie denken dat ik extra kwijt ga zijn.
Als ze iemand vinden die het goedkoper of gratis aan elkaar kan en wil kletsen, dan is dat natuurlijk voordelig, want maakt zomaar een verschil in budget van 400 die ik er anders voor zou vragen. Dan blijven alleen organisatie uren staan van 5 uur (waarvan ik dus niet weet of dat een goede inschatting is).
Hoor graag jullie ideeën erover.
Peiling
het budget en geschatte uren is:
MMcGonagall schreef op 15-09-2023 om 23:11:
[..]
Dat is echt wel nodig anders ga je het zeker niet redden met 2000 euro. Dan kom je niet eens aan je eigen uren toe.
Dit telt ook mee hè, het uitzoekwerk.
Klopt, normaal zou ik dit ook meenemen áls ik de opdracht aanneem. Nu ben ik nog aan het orienteren of ik dat wil (en beetje realiteitscheck is daarvoor nodig). En voor een eerste keer organiseren wil ik best lager uitkomen dan mijn uurtarief, als blijkt dat er door onbekendheid wat meer tijd in gaat zitten. Maar krijg het gevoel dat het budget voor geen meter uitkan.
Alleen al via de geschetste constructie, zou ik het niet eens willen doen. Zelfs niet voor Euro 5000,=
(gemeente besteedt het uit aan een bedrijf en dat bedrijf wil het niet zelf gaan doen, maar zoekt iemand die dat voor hen doet 🙄😬)
Diyer schreef op 15-09-2023 om 23:20:
[..]
De opdracht verloopt via een bedrijf dat de opdracht heeft aangenomen voor €2000 en nu iemand zoeken die de opdracht vervult. Ik ben dan ook niet de persoon die direct contact heeft met de opdrachtgever. Dat verloopt via een bedrijf die de opdracht wil uitbesteden aan mij. Maar ik begin het gevoel te krijgen dat ik mezelf uit de naad ga werken en de boeman wordt als ik boven budget uitkom.
Mijn opdracht is dat alles (dus ook mijn eigen tarief) BINNEN de 2000 moet blijven, liefst minder. En ze hebben wel wat adresjes (zaaltjes bijv.) die ze met me willen delen, zodat ik het verder met de zalen kan oppakken. Maar ik begreep ook dat een zaalhuur van 600 wel in de lijn der verwachting ligt en het budget van 500 voor de (1) spreker ligt ook vast.
Haha, ik zou ze er succes mee wensen. Dit is echt niet te doen.
ik hoor net via via dat deze zelfde opdracht ook al is aangeboden voor 500 meer bij een kennis (en die kennis heeft het afgewezen). Ik krijg er dan al helemaal geen leuk gevoel bij en het beeld dat ze denken dat ik een dom gansje ben. Ik ben geen dom gansje. Hooguit onwetend, maar daar kom ik natuurlijk snel genoeg achter en dan is het nogal dom van hen. Dat ontneemt me nl. de trek om uberhaupt met ze samen te werken in de toekomst.
Diyer schreef op 15-09-2023 om 22:39:
Heb je enig idee wat het zou moeten kosten als ik een klein (ZZP?) bedrijfje benader die een live stream verzorgt? Waarvan minimaal 3 uur op locatie vanwege de duur vd avond.
Als ik een webinar van een uur laat opnemen bij ons op locatie, dan ben ik rond de 2750,- kwijt. Deze man komt dan met 3 camera's, heeft 3 uur opbouwtijd nodig en streamt via Zoom. Hij bewerkt de video niet, ik zet hem daarna op YouTube. Interactie met de thuiskijkers doen we via de chat van Zoom.
Waarom wordt de bijeenkomst niet in de raadzaal opgenomen? Daar hangt videoapparatuur ivm het uitzenden van raadsvergaderingen. Soms heeft de trouwzaal dat ook.
Verder heeft een gemeente vaak wel MFA's of sporthallen waar ze eigenaar van zijn, of een theater, of andere grote panden. Sommige gemeentes kunnen gratis gebruik maken van een groot lokaal in de brandweerkazerne, of een school.
Zij zouden jou zo een handvol handige en goedkope locaties moeten kunnen geven. Gemeentes doen dit soort bijeenkomsten voortdurend, waarom nu zo moeilijk?
taakstellend te werk gaan. Voor dit budget kan ik dit dit en dit regelen. De rest is aan jullie. Onderdelen waar je over twijfelt afketsen, onderdelen waar je zeker van bent oppakken. En eerlijk gezegd denk ik dat je nooit aan een klus moet beginnen als je random strangers om advies moet vragen. Klinkt wat streng en ik bedoel het niet bruut, maar dit soort media lenen hier zich gewoon niet zo voor, volgens mij. Er missen snel veel te veel essentiële details.
En nog een paar clichés om het af te maken; if you pay peanuts, you get monkeys. En de driehoek van prijs, kwaliteit en snelheid.
Is in de raadzaal geen opname-apparatuur aanwezig? Zeker sinds Corona hebben de meeste gemeenten dit wel.
Ik denk niet dat het voor dit bedrag kan. Wie vraagt jou voor de opdracht? Communicatie of de afdeling die over de inhoud gaat?
Diyer schreef op 16-09-2023 om 00:22:
ik hoor net via via dat deze zelfde opdracht ook al is aangeboden voor 500 meer bij een kennis (en die kennis heeft het afgewezen). Ik krijg er dan al helemaal geen leuk gevoel bij en het beeld dat ze denken dat ik een dom gansje ben. Ik ben geen dom gansje. Hooguit onwetend, maar daar kom ik natuurlijk snel genoeg achter en dan is het nogal dom van hen. Dat ontneemt me nl. de trek om uberhaupt met ze samen te werken in de toekomst.
Het verhaal wordt steeds vreemder.... Hoezo zou dat bedrijf een ander 500 meer bieden? Ze hebben toch een vast budget van de Gemeente gekregen? Rara. Ik geloof er allemaal geen sikkepit van.
bieb1963 schreef op 16-09-2023 om 07:12:
[..]
Het verhaal wordt steeds vreemder.... Hoezo zou dat bedrijf een ander 500 meer bieden? Ze hebben toch een vast budget van de Gemeente gekregen? Rara. Ik geloof er allemaal geen sikkepit van.
Diyer moet de klus klaren voor 2000.
Maar misschien heeft de gemeente wel een budget van 3000 euro voor het event. En het bedrijf dat Diyer inhuurt houdt bij haar zelf 1000 over. Dan blijft er 2000 budget over voor de klus van Diyer.
En bij de ander houdt het bedrijf 500 over.
Het bedrijf probeert zo snel mogelijk geld te verdienen. Kijken wie het eerste toehapt.
Lijkt mij.
Eerlijk? Ja/Nee.
Vreemd? Ja/Nee.
Ligt er maar aan vanuit welk perspectief je het bekijkt.
Ik zou zelf de klus niet aannemen. (Maar dat ik zonder deze extra info ook al niet gedaan.)
KoekieJupe schreef op 16-09-2023 om 09:37:
[..]
Diyer moet de klus klaren voor 2000.
Maar misschien heeft de gemeente wel een budget van 3000 euro voor het event. En het bedrijf dat Diyer inhuurt houdt bij haar zelf 1000 over. Dan blijft er 2000 budget over voor de klus van Diyer.
En bij de ander houdt het bedrijf 500 over.
Het bedrijf probeert zo snel mogelijk geld te verdienen. Kijken wie het eerste toehapt.
Lijkt mij.
Eerlijk? Ja/Nee.
Vreemd? Ja/Nee.
Ligt er maar aan vanuit welk perspectief je het bekijkt.
Ik zou zelf de klus niet aannemen. (Maar dat ik zonder deze extra info ook al niet gedaan.)
Het is sowieso heel vreemd dat een Gemeente een dergelijke klus (volledig) uitbesteed
Maar waarom wordt zo'n opdracht uitbesteed en gegund aan een partij die het blijkbaar niet zelf kan en nu dus iemand wil inhuren die geen ervaring heeft?
Boarn schreef op 16-09-2023 om 00:32:
Waarom wordt de bijeenkomst niet in de raadzaal opgenomen? Daar hangt videoapparatuur ivm het uitzenden van raadsvergaderingen. Soms heeft de trouwzaal dat ook.
Verder heeft een gemeente vaak wel MFA's of sporthallen waar ze eigenaar van zijn, of een theater, of andere grote panden. Sommige gemeentes kunnen gratis gebruik maken van een groot lokaal in de brandweerkazerne, of een school.
Zij zouden jou zo een handvol handige en goedkope locaties moeten kunnen geven. Gemeentes doen dit soort bijeenkomsten voortdurend, waarom nu zo moeilijk?
Ik weet het niet. Misschien omdat het een kleine gemeente is? Die zelf geen ervaring hiermee hebben? Maar dit zou een vraag kunnen zijn om terug te geven. Dat als de vraag alleen is om het inhoudelijk programma te verzorgen, dit weer een hele andere vraag is. Maar zo is die niet bij mij neergelegd.
Doemijdieglazenbol schreef op 16-09-2023 om 01:04:
taakstellend te werk gaan. Voor dit budget kan ik dit dit en dit regelen. De rest is aan jullie. Onderdelen waar je over twijfelt afketsen, onderdelen waar je zeker van bent oppakken. En eerlijk gezegd denk ik dat je nooit aan een klus moet beginnen als je random strangers om advies moet vragen. Klinkt wat streng en ik bedoel het niet bruut, maar dit soort media lenen hier zich gewoon niet zo voor, volgens mij. Er missen snel veel te veel essentiële details.
En nog een paar clichés om het af te maken; if you pay peanuts, you get monkeys. En de driehoek van prijs, kwaliteit en snelheid.
Eens hoor. Het werd aan mij gevraagd omdat ik inhoudelijk bekend ben met de materie (en dus waarschijnlijk sprekers kan regelen) en verder kwam het over als 'joh, appeltje eitje, dat heb je zo gefixed'. Vandaar dat ik even wilde checken of "zo gefixed" wel klopt voor dat budget. En jullie als random strangers hebben mij wel inzichten gegeven hierover.
CharlieB schreef op 16-09-2023 om 09:59:
Maar waarom wordt zo'n opdracht uitbesteed en gegund aan een partij die het blijkbaar niet zelf kan en nu dus iemand wil inhuren die geen ervaring heeft?
Dit is een adviesburo dat wel vaker door de gemeente wordt ingehuurd voor advieswerkzaamheden op dit terrein. En ik ben een van de freelancers voor dit adviesburo. De kennis die het ook aangeboden had gekregen voor 500 meer is net als ik een vd freelancers voor hetzelfde adviesburo. En wij spreken elkaar dus wel eens en ik heb het bij die kennis nagevraagd, omdat zij vaker dergelijke events heeft georganiseerd.