wat zou deze opdracht kunnen inhouden en hoe communiceer ik helder over verwachtingen?
Hallo, ik zou graag wat voorleggen over een project (het wordt project genoemd, maar is feitelijk een proces) waarvoor ik gisteren op gesprek ben geweest. De detacheerder en teamleider waren heel enthousiast, maar het gesprek met de manager heeft me wat onzeker achtergelaten. In principe hebben we onze kennismakingsgesprekken nu afgerond, dus wil liever niet wat nieuws op tafel gooien. Toch zit het me niet helemaal lekker wat nu verwachtingen zijn. Ik hoor graag jullie ideeën erover.
Het gaat om een langlopend project, mogelijk meerdere jaren, waarbij iets nieuws en blijvends in de organisatie geimplementeerd moet worden en waarbij ik met verschillende afdelingen/teams te maken krijg en organisatiestructuren mogelijk ook heringericht gaan worden. Wat overigens niet leidt tot ontslag oid, maar wel het vormen van betere samenstellingen bijv. Ik zou zoiets zelf geen project noemen, maar procescoördinator.
Ik ga veel zelfstandig moeten werken, adviseren en op strategische onderdelen samenwerken met 1 a 2 collega's binnen de organisatie die binnen hun expertise hun eigen processen gaan stroomlijnen. De functie is qua uitvraag daarom niet neergezet als projectleider met een team dat moet worden aangestuurd.
Echter, ik kreeg best wat vragen vd manager op me afgevuurd dat ging over hoe ik omging met weerstand binnen een team of een collega die niet met de neus dezelfde kant opstond en hoe ik dat ging oplossen. En ben daardoor een beetje met vraagtekens achtergebleven, omdat ik me afvraag of ik het niet goed heb begrepen en dat er wél wordt verwacht dat ik mensen aanstuur? Of is dit eigenlijk een vrij normale vraag horende bij algemene omgang met collega's?
Ik hou niet zo van aansturen, ben zelf altijd onderdeel geweest van zelfsturende teams die op nivo werken en prima weten hoe eea opgepakt moeten worden. Ik ga uiteraard het gesprek met collega's aan als er andere opvattingen zijn om er samen uit te komen. Maar horen dergelijke vragen erbij? Ik was echt een beetje van mijn a propos. Heb ook aangegeven dat ik samenwerkingsproblemen meer bij een teamleider vind liggen. Hoe kijken jullie daarnaar?
Overigens heb ik ook een reden waarom ik me zorgen maak: ik ben er niet goed in. Dat wil zeggen, ik ben een resultaatgerichte werker, kan goed met een zelfsturend team overweg waarin iedereen min of meer hetzelfde doel voor ogen heeft en een beetje sparren kan daarbij horen. Maar echte weerstand ben ik in mijn werk tot nu toe alleen maar tegengekomen in de uitvoerende lagen waar men behoorlijk met de hakken in het zand kon staan, tot aan werkweigering aan toe. Dat is echt niet mijn sterke punt om dergelijke gesprekken te voeren, mensen over te halen, voor me te winnen. Ben daar niet goed in en doe dat dan ook liever niet. En al helemaal niet als ik geen zeggenschap heb. Mag ik mensen over gaan halen naar mijn kamp, maar als ze niet willen, heb ik niks in handen.
Wellicht is dat dan niet het project voor jou, als er wel van verwacht wordt dat je medewerkers aan je kant krijgt, maar je aan de andere kant ook geen doorzettingsmacht hebt.
Maar zou dat dan niet specifieker in de opdracht hebben moeten staan? Medewerkers aansturen wordt nergens benoemd. Ik lees de opdracht eigenlijk heel feitelijk en zie hierin vooral samenwerking HOE dat te doen. Niet dat hier barrieres beslecht moeten worden.
Er wordt heel specifiek besproken dat bepaalde processen moeten worden ingebed. Systeem X moet worden opgebouwd, schrijven van managementrapportages en trekker voor Y en Z, beheren van R en projectleider voor F. Ik zou verwachten dat als ik (delen van) een organisatie zou moeten overhalen of aansturen (of iig weerstanden moet doorbreken) dat daar ook explicieter gesproken zou worden over samenwerkingen. De rol die ik zou moeten aannemen naar collega's. Ik mis elke tekst daarover die die richting uitwijst. En ik vraag me nu dan ook af dit zo gangbaar is, dat het niet eens wordt opgeschreven. Of dat het dan idd een onduidelijke tekst is.
Mijn werkgebied is technisch, dus daarom misschien dat ik het heel letterlijk als resultaatgericht werken heb opgevat. Iets wat binnen de samenwerking eigenlijk gewoon geen issue zou zijn. Nu krijg ik de indruk dat dit best wel eens een issue zou kunnen zijn.
Ik verwacht van de procesmanager van mijn project in elk geval wel dat hij dat ook doet. Juist omdat je niet aanstuurt, dat is bij ons ook het geval, is dat des te lastiger. Je moet het alleen van overtuigingskracht hebben.
weerstand managen is iets anders dan mensen aansturen. Bij een langlopend traject waar processen gaan veranderen kun je altijd weerstand verwachten: is het nu niet goed dan? Angst voor verandering? Mijn manier is de beste, en eigen belangen. Ik verwacht van een coordinator / procesveranderaar dat die de neuzen meer 1 kant op krijgt. Dat kan door goede communicatie, participatiemogelijkheden, uitleg, verbinding, training etc afhankelijk van de situatie. Dat hoeft niet door aansturing , leidinggeven.
Deze klus lijkt niet goed bij jou te passen, zeker omdat je zelf al aangeeft dat dat niet je sterke kant is.
En dat begrijp ik. Alleen wel 'maar' tot op zekere hoogte. Ik zie het organisatorisch voorweken en de seinen op groen krijgen eigenlijk als een rol die vóórloopt op mijn opdracht. Hoe je die voorlopersrol dan ook zou willen noemen. Of het moet expliciet binnen een opdracht benoemt zijn dat dit daarvan onderdeel is. In deze fase (zoals mijn opdracht beschreven was) ga ik eigenlijk uit van overwegend meewerkend en alleen op uitwerking nog afstemmend.
Wat zou je verwachten van jouw procesmanager als deze er niet uitkomt met iemand of zelfs met een team? Oftewel, de overtuigingskracht haalt de angel er niet uit. Mijn ervaring is dat dit vaak weerstanden zijn die niet zelden met het project te maken hebben, maar met hele andere thema's die er spelen. Mensen die zich niet meegenomen voelen, niet toegerust voelen qua tijd, bezetting, budget of kennis, vrezen voor hun functie, you name it. Iig niet iets waar ik direct invloed op heb, maar wat wel gevolgen heeft voor de implementatie. Dus was als blijkt dat ik bepaalde zorgen niet kan wegnemen, wat zou jij verwachten van je procesmanager als zaken stagneren en ik dus idd niet aanstuur?
Ik vond de vraagstelling vd manager erg lijken op 'hoe ga je het in alle gevallen toch voor elkaar krijgen?' en dan denk ik op mijn beurt, dat is mijn rol toch helemaal niet? Ik kan informeren, toelichten, naar werkbare oplossingen zoeken. Maar weerstanden breken, dat zie ik gewoon niet als mijn rol. Daar ben ik niet goed in en zeker als ik geen mandaten heb. Dat zit vaak dieper in een organisatie.
Mugske schreef op 03-09-2024 om 22:11:
Deze klus lijkt niet goed bij jou te passen, zeker omdat je zelf al aangeeft dat dat niet je sterke kant is.
Daar probeer ik idd achter te komen of dit dan wel een klus is die bij me past. Ik kom vanuit een moeilijk lopend project waarbij er zo vreselijk veel weerstand was en niemand, incl. leidinggevenden, eigenlijk wist wat ik kwam doen en dit vooral lag aan het gebrek aan visie vd afdeling zelf (en mijn gebrek aan ervaring om dit te herkennen). Dat heeft mij echt een nare bijsmaak gegeven en ik wil voorkomen dat ik opnieuw mijn vingers brand óf echt goed van te voren op de hoogte ben van de feitelijke verwachtingen (ipv de opdrachtomschrijving). Dat is iig de ervaring die ik meeneem uit mijn vorige project.
weerstand breken is niet wat verwacht wordt. Bij hevige weerstand is er altijd een escalatielijn naar opdrachtgever of stuurgroep oid.
In voortraject kan prima het hele management zeggen: goed idee, doen. Maar als puntje bij paaltje komt zijn mensen wellicht minder enthousiast, hebben andere belangen of prioriteiten. Jij hebt bijv iemand nodig ivm zijn expertise, maar die persoon heeft ook andere taken en ziet jou niet als een prioriteit.
Weerstand en conflicten zijn termen voor zaken die in alle soorten en maten voorkomen. Ik vraag sollicitanten ook altijd naar weerstand en conflict, waarbij conflict ook kan zijn collega x houdt zich nooit aan de deadline, hoe ga je daarmee om?
Ook wel eens een sollicitant gehad die zei dat hij nog nooit een conflict op het werk gehad had. Dat vind ik dus ehm bijzonder (en onwaarschijnlijk) omdat in mijn werkveld je vaak dingen moet krijgen van anderen zonder dat je die mensen aanstuurt en zij dit niet als prioriteit / als hun belang zien. Er is altijd die ene die te laat is of slechte kwaliteit levert.
het lijkt erop dat de opdrachtgever enige vorm van weerstand verwacht. Daar had je zelf op door kunnen vragen: verwachten jullie veel weerstand? Wat voor soort weerstand / wat voor soort etc?
Ik was eerlijk gezegd vrij overrompeld door de vraagstelling. Komende vanuit het vorige gesprek waarbij er zeer positief werd ingestoken op de grote wens tot -en medewerking op deze veranderprocessen. Dacht eerlijk 'hehe, dat is een verfrissende opdracht" na mijn vorige ervaring.
Door deze manager en de vele vragen hoe ik weerstanden aanpak en het vragen van voorbeelden, werd ik even met mijn neus op de meer waarschijnlijke realiteit gedrukt. Ik vind het idd jammer dat ik me daar niet voldoende op heb voorbereid en heb nagelaten om die vragen te stellen, want dat had mij nu veel meer inzichten gegeven wat ik zou kunnen verwachten.
Ik denk ook niet dat ik een zeer stevige indruk heb achtergelaten ; ) Wat dat betreft voel ik me stukken minder senior dan binnen mijn expertiseveld en had ik dit ook niet zo ingeschat. Ik vind het een interessant thema, dat wel. Zou daar alleen wel echt meer over moeten kunnen sparren, want ik heb er tijdens eerdere projectopdrachten te weinig ervaring mee opgedaan. Of althans, in vorige opdracht ervaren dat dit speelde, maar nooit die werkomgeving gehad (teveel wisselingen van opdrachtgevers en managers) waar ik daar op een veilige en stabiele (visie!) manier mee kon experimenteren.
Bedankt trouwens Mugske, erg behulpzaam om zo inzicht te verkrijgen wat een opdrachtgever eigenlijk zoekt en nodig heeft.
Ik sluit me bij Mugske aan. Ik zou dat soort signalen (dus dat de manager daar specifiek op doorvraagt) serieus nemen en je onderbuikgevoel dus ook. Dat doet diegene echt niet voor niks. Die verwacht misschien inderdaad weerstand, of weet mogelijk dat het besluit op een hogere laag genomen is en dat de uitvoerende mensen überhaupt nog niet 'mee' zijn. Of diegene heeft ervaring met een vergelijkbaar proces waar dat nodig was.
Een bepaalde mate van omgaan met weerstand zou ik zeker verwachten in die functie. Er kunnen altijd conflicten zijn of redenen voor weerstand, zeker in een langlopend veranderproces. Het hoeft niet zo te zijn dat mensen niet mee willen, het kan ook zijn dat zij andere prioriteiten hebben of heel veel op hun bordje hebben. Daar moet je als procesmanager in de basis wel wat mee kunnen, ook al geef je geen leiding. Persoonlijk vind ik wel dat daar een grens aan zit: er kan niet van jou verwacht worden dat jij naast de technische inhoudelijke inrichting ook even alle politieke en procesmatige complexiteit en cheft.
Wat me niet helemaal duidelijk is van je omschrijving: heb jij de technische expertise voor het feitelijk inregelen van de wijzigingen (moet je ook inhoudelijk adviseren of inrichten) of gaat het echt om het begeleiden van het proces? Wat verwachten ze daarin concreet, met name het mensgerichte deel of eerder contact met leveranciers, zorgen dat de productvoorraad op orde is, etc.?
verander management brengt per definitie weerstand mee. Er zijn altijd mensen die tevreden waren met het oude systeem. Of gewoon eigenwijs. Bij het doorvoeren van veranderingen loop je hier per definitie in meer of mindere maten tegenaan. Dan heb je geen eigen team, maar gewoon de volledige organisatie, of toch minstens de leiding gevenden die je met overtuigen de veranderingen werkelijk door te voeren.
Een met wat is gezegd. Change management vergt andere vaardigheden dan de ‘run’ managen. Je weet zelf al dat het doorvragen erop duidde dat ze (nog) niet overtuigd waren van bepaalde soft skills en je erkent zelf ook daar niet over te beschikken.
Mugske schreef op 03-09-2024 om 22:11:
weerstand managen is iets anders dan mensen aansturen. Bij een langlopend traject waar processen gaan veranderen kun je altijd weerstand verwachten: is het nu niet goed dan? Angst voor verandering? Mijn manier is de beste, en eigen belangen. Ik verwacht van een coordinator / procesveranderaar dat die de neuzen meer 1 kant op krijgt. Dat kan door goede communicatie, participatiemogelijkheden, uitleg, verbinding, training etc afhankelijk van de situatie. Dat hoeft niet door aansturing , leidinggeven.
Deze klus lijkt niet goed bij jou te passen, zeker omdat je zelf al aangeeft dat dat niet je sterke kant is.
In een opdracht waar ik nu mee bezig ben is het MT nadrukkelijk verantwoordelijk voor de verandering. Het veranderteam met de programmamanager (coordinator) coordineert, faciliteert, ondersteunt het MT.
In de praktijk betekent dit dat het veranderteam voorstellen doen voor de technische verandering (nieuwe processen bedenken en inrichten) én de veranderkundige kant, zoals bv medewerkersbetrokkenheid vergroten. Voorstellen van het veranderteam zijn een communicatiestrategie, participatiemogelijkheden, training dus al die zaken die Mugske ook al noemt. MT beslist en dan doet het veranderteam ook de uitvoering, in nauwe samenwerking met de vaste medewerkers.
op zich is het natuurlijk vrij ‘simpel’: als jij een proces moet gaan organiseren, hervormen, implementeren enz, dan zullen de medewerkers daar natuurlijk in moeten mee bewegen. Jouw taak is natuurlijk niet de ‘strijd’ aan te gaan met medewerkers die niet mee willen werken, maar eerder, als dit problemen oplevert dit te bespreken met hun managers en aaan hun overlaten hoe ze dat gaan aanpakken. Maar het is natuurlijk wel heel goed mogelijk dat deze medewerkers met jou gaan communiceren over het proces en de veranderingen enz. En ik denk dat de opdrachtgever wil weten hoe jij daarover gaat communiceren. Dus ik zou gewoon vragen wat er van jou verwacht wordt in dergelijke situaties: bijv direct doorverwijzen naar manager of opdrachtgever, of willen ze dat je probeert helder het nut en het doel uit te leggen. Maar verder ben je natuurlijk niet hun manager of ‘ga’ je over hen.