onzeker op het werk, hoe mee omgaan
Hallo, ik ben onzeker op mijn werk en zou er graag met jullie over sparren. Beetje verschillende visies horen. Mijn eigen gedachten onder de loep nemen, maar hopelijk vooral een beetje in mijn kracht komen te staan, zonder dat dit vervelend overkomt bij anderen.
Ik ben in dit team projectleider en werk eigenlijk tussen twee teams in met allebei hele verschillende werkvelden. Mijn werkgebied is een beetje hybride, heb met beide teams en doelen te maken. Als projectleider heb ik helaas geen mandaat en dat slaat nogal als een lul op een drumstel. Want ik mag vanalles initieren. Maar zodra er knopen moeten worden doorgehakt, is er altijd wel iemand van 1 team die meent dat ik het toch maar niet zo moet doen, maar zus moet doen. Dit zijn collega's die hier veel langer werken (ik werk hier nog geen jaar) en juist omdat ik nooit mandaat heb gekregen, kan ik eigenlijk net niks. Ik heb geen manager (lange tijd ook geen manager gehad) die heeft gezegd, joh, jij bent verantwoordelijk voor dit en dat en kan die beslissingen nemen als dat geescaleerd moet worden, kom je naar mij.
Nu gaan collega's van beide teams er steeds vandoor met mijn projecten en/of gooien roet in het eten, waardoor alles weer stil komt te liggen. Ik vind het mega irritant, maar meer nog maakt het me erg onzeker. Ik vind het -zonder mandaat of duidelijke opdracht- lastig om die collega's aan te spreken en te zeggen, joh Henk, doordat je nu dit of dat hebt gedaan, ligt mijn project stil waar ik bijna aan afronding toe was.
Soms heb ik het idee dat ze ofwel twijfelen aan mijn capaciteit, ofwel ik straal niet genoeg authoriteit uit, ofwel men is blind voor hun eigen impact. Hoe kan ik op een nette manier aangeven dat het zo niet werkt. Ik sta nu nl. voor de zoveelste keer in het afgelopen jaar stil met mijn projecten of ze worden gewoonweg gekaapt. Voel me een enorme duffe doos hierdoor (en triggert ook oude onzekerheden).
Ik neem aan dat jullie dit aankaarten. Op dit punt sta ik nu (heb al wel verschillende pogingen gedaan zonder resultaat), maar dan moet het duidelijker. Hoe of waar begin ik?
Je bent projectleider, geen projectmanager en er zijn twee teams, zoiets? Het is mij niet helemaal duidelijk. Hoe kunnen teams er vandoor gaan met jouw project, is het dan wel van jou?
Als je me specifiek vraagt wat het verschil is tussen het een en het ander (leider/manager), dan kan ik daar jammer genoeg niet goed antwoord op geven. Misschien moet ik erbij vermelden dat het om een gemeente gaat en om diverse projecten die gelijktijdig lopen in wisselende zwaarten.
Mijn werk houdt in dat ik tussen de twee teams eigenlijk projecten moet oppakken die het ene team dienen, maar ook de gehele organisatie als geheel. Het andere team vertegenwoordigd de belangen van de 'organisatie'. Om die reden heeft het laatstgenoemde team (of beter gezegd, de ene persoon vanuit dat team met wie ik samenwerk) dan ook het idee dat mijn projecten bijgestuurd kunnen worden. Dat wordt alleen nooit gedaan op basis van overleg en samenspraak, maar op basis van mededelen. Of simpelweg de woorden uitspreken dat hij vanaf hier verder coördineert (terwijl ik de hele boel up and running had, mijn collega zijn neus om de hoek steekt en het zonder overleg ineens uit mijn handen trekt).
Helaas heeft mijn eigenlijke kernteam geen beeld van mijn werk (want mijn functie is onbekend en een uitprobeersel) en laat zich graag leiden door het andere team dat een hele duidelijke mening heeft (of beter gezegd, die ene collega). Ik vraag me echt af waarom men mij heeft ingehuurd om deze klus te klaren, als er blijkbaar geen beeld is wat men wil "halen" uit deze functie, geen durf heeft om mij als projectleider vertrouwen te geven en ook geen zin heeft om het andere team te begrenzen. En ik weet niet of ik kan/mag begrenzen, want ik heb geen mandaat.
Ik wil mijn opdracht niet kwijt, maar merk ook dat ik het werk steeds minder leuk vind en het mijn zelfvertrouwen niet veel goeds doet.
Ik heb ook nog wat meer context nodig. Hoe kom je aan die projecten? Heb je die 'gekregen'? Zoja, dan is dat toch je manager of leidinggevende? Of heb je ze zelf gecreëerd? Zoja, binnen welke 'opdracht' dan?
Hoe erg is het als je project gekaapt wordt? Kan het ook zijn je als goede initiator wordt gezien?
dit klinkt vooral als rolonduidelijkheid en erg autonome teamleden (omdat ze niet anders gewend zijn?). Ik betwijfel of je dit zo persoonlijk moet nemen. Zoals je het nu omschrijf, lijkt het me ook mogelijk dat dit bij iedereen in jouw rol was gebeurd.
Ik zeg; stel teamlid/leden voor km deze rolonduidelijkheid samen met jouw opdrachtgever te bespreken. Zodat jullie kunnen zorgen dat jullie zoveel mogelijk van meerwaarde voor elkaar en de organisatie kunnen zijn. Omdat dit nu niet helemaal duidelijk lijkt te zijn: waar begint jouw rol en houdt die van de ander op.
Ik zou proberen het niet te persoonlijk te maken. Als jouw functie een experiment is, is het helemaal niet gek om tussentijds even te evalueren en bij te sturen/te herijken. Vind ik alleen maar een teken van professionaliteit.
Jouw opdrachtgever en/of manager duidelijk maken dat dit zo niet werkt en als het niet verandert in hoe het wel werkt, dit ten einde is.
Bedenk hoe het wel goed gaat werken.
Ben je afhankelijk van dit werk, kan het niet anders, zijn er geen mogelijkheden anders dan dit uitzitten? In dat geval: wees en denk als een man.
Los van verdere context denk ik dat je twee dingen te doen staan:
1. Bespreek met je opdrachtgever welk mandaat je wel/niet hebt. En maak daar afspraken over. Want heb je echt geen mandaat of heb je dat gevoel? Gemeenten hebben altijd wel een mandaatbesluit, staat daar iets in wat je helpt?
2. Ik weet niet of je eerder binnen gemeenteland hebt gewerkt maar dat iedereen "er wat van vindt" en de ruimte ook krijgt om er wat van te vinden, komt mij niet onbekend voor. Je kunt het jezelf makkelijker maken door bij de start van iets nieuws betrokkenen te betrekken en direct ook afspraken te maken over het hoe en wat. En dan gelijk ook aan een stukje verwachtingsmanagement doen.
Deze twee dingen lijken mij voorwaardelijk om je werk goed te kunnen doen. Als de organisatie daar niet in mee kan of wil gaan zou ik overwegen wat anders te zoeken want dan trek je aan een dood paard vrees in.
Ben je een beetje thuis in (grote/complexe) organisaties? Weet je hoe de hazen lopen en waar de ratten zitten? Heb je ooit gehoord van ‘kantoorpolitiek’?
Wees en denk als een man. Hmmmm, vraag 10 mannen en ze zeggen waarschijnlijk allemaal wat anders ; )
Ik moet het ook niet persoonlijk opvatten. Dat snap ik. Helaas doe ik dat inmiddels toch wel, omdat ik dit probleem al vaker heb aangekaart (rolonduidelijkheid, behoefte aan leiderschap, maar ook behoefte aan een stukje autonomie) en het niet getackeld krijg. En inmiddels merk ik dat er bij mij irritaties gaan spelen. Vooral als het gaat om het kapen van mijn werk. Ik ben daar zo stomverbaasd over, dat ik hier nog het slechtst mijn positie in weet te bepalen, zonder dat dit een stukje ego van mij blootlegt.
Diezelfde persoon die mijn projecten kaapt (bewust of onbewust) weet af van mijn moeilijkheden om geen sturing te kunnen geven aan mijn projecten. Dat heb ik al meermaals besproken. Gelukkig voor mij ontstonden er na een paar maanden wat organisatorische problemen in mijn team die heel erg thuishoorden in mijn takenpakket. Dus dat was voor mij -eindelijk- het moment dat ik het gevoel had zinvol werk te kunnen doen. Dat leidde tot de uitrol van een drietal projecten, die nu alledrie stil zijn komen te liggen door die ene persoon.
Project 1 was mijn collega van mening dat dit wel een vrij complex project was (vond ik niet) en dat dit hoger in de organisatie getild moest worden om daar projectbegeleiding bij te vragen. De persoon waarnaar dit geëscaleerd werd, zag het als een nóg ingewikkelder project, waardoor het project over meerdere afdelingen opgepakt zou moeten worden, maar uiteindelijk heeft dat voor complete stilstand gezorgd binnen mijn eigen team, waar het nog overzichtelijk en uitvoerbaar was. Op deze schaal hebben we het over een 3+ jaren project, waarmee het in de tussentijd helemaal stilstaat binnen ons eigen team en we onze doelstellingen niet kunnen uitrollen.
Ik begrijp best dat je organisatie en visie breed wil opereren, maar dat neemt niet weg dat je niet in de tussentijd ook al (pragmatisch) kleiner aan de slag kan.
Project 2 had ik eigenlijk al in een redelijk vergevorderd proces opgetuigd met diverse stakeholders en toen we met die partijen in overleg waren, benoemde mijn collega zichzelf als de projectcoordinator temidden van de andere gegadigden. Ik stond erbij en keer ernaar voor mijn gevoel en had echt zoiets van Huh? Gebeurt dit nu echt? Het is gewoonweg overgenomen, sterker nog, ik ben niet eens meer onderdeel van het project en het is me gewoonweg afgenomen. Omdat dit zo'n tussen 2 teams project is, weet eigenlijk niemand wie dit moet organiseren, behalve dat het wél moest gebeuren. Nou, blijkbaar was ik prima om het allemaal op te tuigen, maar niet om het verder uit te zetten. En dat vind ik vreemd dat zoiets gebeurt zonder overleg en vraag me dan echt af wat ik hiermee moet.
Project 3 was een aanbestedingstraject waarvoor ik toestemming had van mijn manager. Ik was al in een redelijk vergevorderd stadium met verschillende partijen en allemaal conform de route die je daarvoor moet lopen. En toen greep de collega ook in, omdat hij wilde dat ik samen met hem hier eerst met een andere persoon een gesprek over had. Die andere persoon zag allemaal beren op de weg en een rol weggelegd voor de eigen afdeling en toen heeft de collega mij verteld dat ik het in de koelkast moest zetten tot nader order en de boel kon afblazen. Daags voordat ik over zou gaan tot actie. En ik moest -opdracht- ondertussen maar gaan achterhalen wie hier de zeggenschap over zou hebben, team A of B. Terwijl de toestemming (en verantwoordelijkheid ) bij team A ligt, moet dat nu dus opnieuw bediscussieerd worden. En dat terwijl mijn collega al die tijd wist dat ik met dat project bezig was, precies tot op welke fase ik was. En dan zo last minute aan de noodrem trekken. Echt, heel erg irritant dit.
ToetieToover schreef op 29-04-2024 om 20:40:
Ben je een beetje thuis in (grote/complexe) organisaties? Weet je hoe de hazen lopen en waar de ratten zitten? Heb je ooit gehoord van ‘kantoorpolitiek’?
Wel van gehoord uiteraard. Maar ik geloof dat ik een gemeente op basis van mijn laatste ervaring de meest complexe situatie vind waar ik ooit eerder mee te maken heb gehad. En dat komt vooral doordat ik tussen 2 teams inzit met eigen belangen.
Het is iig geen politiek die mij aanspreekt. Geen keuze is ook prima, maar maak een keuze en blijf daarbij. Dat gedraaikont en getouwtrek is niet mijn feestje.
Diyer schreef op 29-04-2024 om 20:52:
[..]
Wel van gehoord uiteraard. Maar ik geloof dat ik een gemeente op basis van mijn laatste ervaring de meest complexe situatie vind waar ik ooit eerder mee te maken heb gehad. En dat komt vooral doordat ik tussen 2 teams inzit met eigen belangen.
Het is iig geen politiek die mij aanspreekt. Geen keuze is ook prima, maar maak een keuze en blijf daarbij. Dat gedraaikont en getouwtrek is niet mijn feestje.
Misschien is dat vage juist de bedoeling? Dat je bewust geen mandaat hebt gekregen? Dat je coalities/draagvlak moet creëren? Als je duidelijkheid wil zou ik het 'harder' gaan spelen. Gewoon vaker zeggen 'zo gaan we het doen'. Dan komen de 'baasjes' vanzelf tevoorschijn en zie je of lijnverantwoordelijkheid belangrijker is dan projectverantwoordelijkheid.
heb jij zelf bij elk traject/elke meeting je einddoel helder? Want dat is mij niet helemaal duidelijk. Je omschrijft het alsof het je keer op keer overkomt. Misschien zou je daar meer op kunnen anticiperen?
Heb je wel een opdrachtgever? Het lijkt alsof je een beetje aan het 'hobbyen' bent zonder duidelijke opdracht. Hoe kan een project nou gekaapt worden? Dus wie is je opdrachtgever, wat is je opdracht, wie zitten er in je projectteam, wat zijn rollen en verantwoordelijkheden, wat is de escalatielijn? Heb je wel ervaring als projectleider? En hoe groot is de gemeente waar je werkt? Dat maakt nogal uit ihkv wie er allemaal ergens over moeten meedenken.
Doemijdieglazenbol schreef op 29-04-2024 om 21:25:
heb jij zelf bij elk traject/elke meeting je einddoel helder? Want dat is mij niet helemaal duidelijk. Je omschrijft het alsof het je keer op keer overkomt. Misschien zou je daar meer op kunnen anticiperen?
Jawel, ik heb mijn doel(en) helder. Ik heb relatief eenvoudige projecten met een doorgaans duidelijke uitkomst. Wil niet altijd zeggen dat het traject ernaar toe even helder is. Dat heeft soms wat meer uitzoekwerk nodig. Maar ik weet wel altijd waar ik uit wil of moet komen. Of wat het moet opleveren.
En nee. Ik heb geen duidelijke opdrachtgever. Zoals benoemd is er een organisatiebrede doelstelling waaraan ik bijdraag. Mijn manager is van een andere afdeling en heeft daar indirect mee te maken. Daar zouden eigenlijk mijn opdrachten vandaan moeten komen, maar worden niet met zoveel woorden gegeven.
Als je mijn globale opdracht zou moeten definieren is: zoek uit hoe het werkt, welke relaties er zijn en draag bij aan verbeteringen
En ik heb dan daaruit voortvloeiend mijn eigen projecten opgezet om daadwerkelijk eea in de organisatie ingebed te krijgen.
Hebben jullie advies hoe ik van een onconcrete rol naar een meer concrete rol kan groeien? Of hoe een onconcrete rol zijn dienst kan bewijzen, zonder dat bevindingen in een laatje terecht komen?
Ik probeer even wat voorbeelden te verzinnen waarmee ik het iets meer duidelijkheid kan geven. Stel je bent een
-inclusiviteits adviseur en hebt de opdracht om binnen de organisatie voor HR te werken, maar anderzijds wordt je betaald uit een programma waar meerdere collega's zich met dit thema bezighouden
-contract management dat als taak heeft om in kaart te brengen hoe je het er als organisatie vanaf brengt, maar je valt onder facilitair met haar collega's
-data adviseur dat voor de hele organisatie deze behoefte in kaart brengt (en je werkt met een aantal data analisten), maar je wordt betaald uit vastgoed met haar collega's.
het komt over alsof je best wel over je heen laat lopen. Als jij projectleider bent, ben jij ook degene die bepaalt wat voor project jouw groep aankan. Als 1 persoon jouw iedere keer dwarsboomt, wordt het misschien eens tijd hem bij een volgend functioneringsgesprek eens stevig aan te pakken?
En als jij niet degene bent die dat gesprek moet voeren, de persoon die dit gesprek wel moet voeren in te lichten.
Diyer schreef op 29-04-2024 om 22:10:
[..]
Jawel, ik heb mijn doel(en) helder. Ik heb relatief eenvoudige projecten met een doorgaans duidelijke uitkomst. Wil niet altijd zeggen dat het traject ernaar toe even helder is. Dat heeft soms wat meer uitzoekwerk nodig. Maar ik weet wel altijd waar ik uit wil of moet komen. Of wat het moet opleveren.
En nee. Ik heb geen duidelijke opdrachtgever. Zoals benoemd is er een organisatiebrede doelstelling waaraan ik bijdraag. Mijn manager is van een andere afdeling en heeft daar indirect mee te maken. Daar zouden eigenlijk mijn opdrachten vandaan moeten komen, maar worden niet met zoveel woorden gegeven.
Als je mijn globale opdracht zou moeten definieren is: zoek uit hoe het werkt, welke relaties er zijn en draag bij aan verbeteringen
En ik heb dan daaruit voortvloeiend mijn eigen projecten opgezet om daadwerkelijk eea in de organisatie ingebed te krijgen.Hebben jullie advies hoe ik van een onconcrete rol naar een meer concrete rol kan groeien? Of hoe een onconcrete rol zijn dienst kan bewijzen, zonder dat bevindingen in een laatje terecht komen?
Ik probeer even wat voorbeelden te verzinnen waarmee ik het iets meer duidelijkheid kan geven. Stel je bent een
-inclusiviteits adviseur en hebt de opdracht om binnen de organisatie voor HR te werken, maar anderzijds wordt je betaald uit een programma waar meerdere collega's zich met dit thema bezighouden
-contract management dat als taak heeft om in kaart te brengen hoe je het er als organisatie vanaf brengt, maar je valt onder facilitair met haar collega's
-data adviseur dat voor de hele organisatie deze behoefte in kaart brengt (en je werkt met een aantal data analisten), maar je wordt betaald uit vastgoed met haar collega's.
Ik denk dat het niet gaat over je rol, maar over jouw invulling aan die rol. Ik zei het al: kantoorpolitiek. Ik ben consultant, wordt betaald door afdeling X maar geef consultatie voor de hele organisatie. Dan moet je wel weten hoe die organisatie werkt en uit jouw voorbeelden maak ik op dat het daar niet goed gaat en iemand anders het dan van je overneemt. Ik denk niet dat je hier op het forum je gewenste antwoord gaat krijgen. Ik zou je aanraden eens te gaan praten met collega’s over de drie voorbeelden die je hier noemt en om feedback vragen.