Secretaressewerk
Ik wil toch eens discussiëren/jullie mening weten over welk werk nou bij secretaresses hoort en welke bij P&O (personeelszaken)
Kom vooral met jullie eigen taken die misschien niet bij je functie hoort.
Samen met nog een andere collega ben ik secretaresse van een afdeling met 100 man.
Vanaf vandaag hebben wij er een nieuwe taak bij: het opleidingsplan
Elke coördinator moet bij zijn medewerkers inventariseren wat voor opleidingen ze dit jaar willen doen, vervolgens komt dat weer bij ons terecht en moeten wij dat invullen in een Excellijst. Hierin moeten we o.a. bijhouden wat ze willen en hoeveel dit gaat kosten. Eens in de zoveel maanden moet dan een stand van zaken opgesteld worden. Het accorderen van de opleidingen mogen wij dan weer niet.
Ben alweer een deel van de info kwijt
Mijn vraag: horen dit soort dingen niet gewoon op het bordje van Prsoneelszaken?
Naar mijn mening valt dat idd onder HR, maar ik moet er meteen bijzeggen dat het bij ons ook zo gaat. Grote multinational en we hebben tegenwoordig niet eens meer een lokale HR, die zitten in een buurland.
In de praktijk betekent dit dat véél meer oorspronkelijke HR-taken nu bij ons terechtkomen, als in, bij de managers. Zo te zien is dat bij jullie ook zo, behalve dan dat bij jullie de secreataresses een excel bij moeten houden.
Ik zou dat oplossen door een template naar de coordinators te sturen (via OneDrive of Forms als jullie daarmee werken) zodat ze het zelf in kunnen vullen.
Dat opleidingen besproken worden tussen werknemer en coördinator vind ik logisch, de leidinggevende heeft een veel beter inzicht in de verantwoordelijkheden en het functioneren van de werknemer dan een HR-manager.
Het gecentraliseerde overzicht maken en bijhouden is administratief werk en dat kan dus niet doorgeschoven worden naar HR als zij verder niet betrokken zijn. Dus ja, ik vind het wel logisch dat de secretaresses dat doen.
Ik zou de vraag anders stellen als ik jou was. Bijvoorbeeld: is er voldoende formatie om deze extra taak te kunnen verrichten naar behoren? Is deze taak iets dat je mag verwachten voor je functieniveau of betreft het iets waarvoor je (financieel) gecompenseerd moet worden?
Tenzij je het natuurlijk een shittaak vindt en er vanaf wilt 
dan heb je een ander probleem.
lijkt mij perfect passen bij de secretaresse. leidinggevende inventariseert, jullie zorgen voor de administratieve verwerking en signaleren opvolgingsmomenten.
als je dan een beetje pro-actief bent kijk je naar automatiseringsmogelijkheden zoals Ainne al aangeeft.
ToetieToover schreef op 18-01-2022 om 13:48:
Ik zou de vraag anders stellen als ik jou was. Bijvoorbeeld: is er voldoende formatie om deze extra taak te kunnen verrichten naar behoren? Is deze taak iets dat je mag verwachten voor je functieniveau of betreft het iets waarvoor je (financieel) gecompenseerd moet worden?
Tenzij je het natuurlijk een shittaak vindt en er vanaf wilt
vinkjes in een excel zetten lijk me nu niet per se een functieverzwaring 
Broadway schreef op 18-01-2022 om 15:44:
[..]
vinkjes in een excel zetten lijk me nu niet per se een functieverzwaring
Ik ben benieuwd wat ze precies moet doen; als het alleen zoiets is als jij beschrijft: dan niet, nee.
Dat invullen lijkt me niet het probleem, dat kan inderdaad in een gedeeld excel bestand of onedrive of wat dan ook.
Het grote probleem is het verzamelen van alle informatie. Ik weet precies hoe dat bij ons gaat, je moet er 100 keer achteraan zitten en dan nog is de begroting vastgesteld en zeggen er opeens afdelingen dat ze nergens van wisten.
Dus als het gaat om te zorgen voor een goede template, vind ik dat een taak voor jullie. Maar als het gaat om te zorgen voor een goede inhoud door alles te verzamelen en te monitoren, ligt die taak bij de coordinatoren.
Als je de informatie aangeleverd krijgt, is het een kwestie van bijhouden en attenderen. Als de gegevens niet compleet zijn, ligt er een taak voor de coördinator.
Zo zou ik het ten minste zien.
We moeten invullen:
Naam cluster en medewerker, functie medewerker, naam opleiding/training, categorie opleiding, uren en kosten opleiding,
Tenslotte dan moeten we ook nog bekijken of er een verschil is tussen de daadwerkelijke kosten en die zijn doorgegeven door de medewerker.
Naast dit rijtje moeten we ook bijhouden of de cursus is afgerond en of de financiën worden afgehandeld. Ik weet niet meet precies hoe en wat, maar wel dat dat ook op ons bordje ligt
En dat voor 100 man
Het is in ieder geval werk voor een ondersteuner, en aangezien de afdelingsmanagers het meeste zicht hebben op de opleiding, lijkt het mij logisch dat hun ondersteuner het overzicht bijhoudt.
Maar als je dat eenmaal genoteerd hebt (da’s even een klus), is het daarna een kwestie van bijhouden.
Ik zou echt duidelijk zijn over het bijhouden van gegevens en het niet zelf moeten verzamelen.
dit vind ik wel typisch secretaressewerk.
Er is heel veel werk wat onder secretaressewerk kan vallen.
In dit geval kan dit er ook zeker bij horen.
Vraag is wel of je/of jullie hier tijd voor hebben of dat er meer formatie moet komen of dat een andere taak kan worden afgestoten.
Vaak wordt er gedacht, "Oh dat kan de secretaresse wel doen." Super fijn als je om werk verlegen zit, minder fijn als de klussen zich opstapelen. Indien van toepassing, maak dit bespreekbaar.
Ja. Je ondersteunt het team en de coördinatoren. Dat betekent dat je bijhoudt wie er op Welke training is geweest, als ondersteuning van die afdeling. Je bewaakt ook het budget (dus niet dat Pietje zegt de training volgt voor €3099 en Marietje dezelfde voor €7999), en ziet meteen wanneer iemand afwezig is want cursus.
Wat ik dan niet snap is excel. Hebben jullie geen personeelsadministratiesysteem (peoplesoft, afas…) waar dit in hoort te staan? Zodat je managers met een druk op de knop de totalen te zien krijgen?
Maar iets in je vraagstelling zegt me dat dit niet is wat je wilde horen. Heb je het al te druk? Misschien is het dan een idee om daar het gesprek over aan te gaan, over het totaal van de werkzaamheden en jouw beschikbare tijd. Zodat je zeker weet dat je de dingen slim doet - en de dingen doet die de organisatie slim vindt.
Als dat gewoon het bijhouden van een Excel-tabelletje is zie ik geen probleem.
Ik hou zelf als administratief-boekhoudkundige tonnen Excelletjes bij die ik regelmatig update.
Het wordt wat anders als ik ook nog zou moeten gaan beslissen wie welke opleiding wel of niet mag volgen. Of mensen moet gaan aanspreken dat ze over het opleidings-budget zitten. Dat doen ze boven mijn hoofd maar.
Veel hangt ook nog eens af hoeveel cursussen er gevolgd worden.
Als er bij ons door iedereen 1 cursus om de 2 jaar gevolgd wordt is dat veel.
Dan volstaan dus in jouw bedrijf 50 lijntjes.
Als iedereen 5 cursussen per jaar volgt is het iets zwaarder.
Ik zou dus vooral de eerste tijd gaan timen: "Hoeveel tijd kost dit ons concreet elke maand?"