Agendabeheer afdelingshoofd
Zijn er hier mensen aanwezig die de agenda van hun afdelingshoofd beheren? Zo ja, in hoeverre beheren jullie het?
Tot nu toe doen wij dit (nog) niet omdat ze het liefst zelf de controle over haar agenda wilt houden. Maar omdat er in de organisatie een aantal dingen gaan veranderen hebben we dit nogmaals aangekaart.
Natuurlijk plannen we op dit moment wel allerlei afspraken voor haar is, deze komen dan per mail of mondeling bij ons binnen. Afspraken voor haar accepteren/weigeren doen (nog) wij niet.
Ik denk dat dit van beide kanten wel even spannend gaat worden en dat er goede afspraken gemaakt moeten worden.
Jazeker! Ik beheer de agenda's van meerdere managers en van sommigen ook de mailbox. Wat ik eerder heb gedaan is in gesprek gaan met ze en aangeven wat ik voor ze kan betekenen en wat voor hun prioriteit heeft. Gaandeweg merk je vanzelf wat ze prettig vinden en wat niet. Daarnaast heb ik met ieder van hen om de week een werkoverleg. De ene keer duurt die 5 minuten, de andere keer een half uur. Daarin doe ik zelf het een en ander aan voorstellen. Het is belangrijk dat ze erop gaan vertrouwen dat je goed met hun agenda en mailbox omgaat.
Hier een afdelingshoofd, helaas op dit moment zonder iemand die mijn agenda beheert. In het verleden wel gehad en wat mij betreft heel fijn! Wat prettig is, is als iemand meedenkt. Dus bij een vergadering rond lunchtijd ook lunch bestellen, bij een overleg ver weg ook reistijd inplannen, enz. Maar ook: Afspraken waar mogelijk wat spreiden zodat niet de ene dag/week vol is en de andere dag/week heel leeg, zorgen dat er wat ruimte is om mail te lezen, checken of stukken op tijd binnen zijn, enz. En bij twijfel even overleggen, bijvoorbeeld bij een overleg heel vroeg of juist laat.
Ik ben geen manager maar heb wel managementtaken en houd mijn agenda liever zelf bij. Je kunt gewoon sneller schakelen dan, zeker als ik er vergaderruimte bij nodig heb. Soms kost het wel veel tijd, maar liever dat ik dat zelf doe dan dat ik me moet ergeren aan overleggen die om 9 uur gepland worden, of juist om 16.30 uur, terwijl ze ook een week later op een beter tijdstip hadden gekund.
Scheelt misschien ook dat ik zelf secretaresse ben geweest en nog nooit een secretaresse heb gehad die beter is dan ik was.
MMcGonagall schreef op 25-03-2023 om 14:56:
Ik ben geen manager maar heb wel managementtaken en houd mijn agenda liever zelf bij. Je kunt gewoon sneller schakelen dan, zeker als ik er vergaderruimte bij nodig heb. Soms kost het wel veel tijd, maar liever dat ik dat zelf doe dan dat ik me moet ergeren aan overleggen die om 9 uur gepland worden, of juist om 16.30 uur, terwijl ze ook een week later op een beter tijdstip hadden gekund.
Scheelt misschien ook dat ik zelf secretaresse ben geweest en nog nooit een secretaresse heb gehad die beter is dan ik was.
Of je had toen je secretaresse was makkelijkere managers dan je zelf bent 
.
MMcGonagall schreef op 25-03-2023 om 14:56:
Ik ben geen manager maar heb wel managementtaken en houd mijn agenda liever zelf bij. Je kunt gewoon sneller schakelen dan, zeker als ik er vergaderruimte bij nodig heb. Soms kost het wel veel tijd, maar liever dat ik dat zelf doe dan dat ik me moet ergeren aan overleggen die om 9 uur gepland worden, of juist om 16.30 uur, terwijl ze ook een week later op een beter tijdstip hadden gekund.
Scheelt misschien ook dat ik zelf secretaresse ben geweest en nog nooit een secretaresse heb gehad die beter is dan ik was.
Vertel eens wat Noah kan doen om net zo goed als jou te worden dan?
Poezie schreef op 25-03-2023 om 15:57:
[..]
Vertel eens wat Noah kan doen om net zo goed als jou te worden dan?
Je moet allereerst goed bespreken hoe zij zaken wil, zoals heel vroege of late vergaderingen, meerdere besprekingen per dag, hoe lang ertussen, rekening houden met reistijd, etc. Plus dat niet alles per se in die week hoeft, als dat beter uitkomt kan ik bijv een voortgangsgesprek prima een week later plannen.
Maar goed, agendabeheer is niet zo spannend en kan ik prima zelf. Ik schat dat dat voor die manager ook geldt.
MMcGonagall schreef op 25-03-2023 om 16:01:
[..]
Je moet allereerst goed bespreken hoe zij zaken wil, zoals heel vroege of late vergaderingen, meerdere besprekingen per dag, hoe lang ertussen, rekening houden met reistijd, etc. Plus dat niet alles per se in die week hoeft, als dat beter uitkomt kan ik bijv een voortgangsgesprek prima een week later plannen.
Maar goed, agendabeheer is niet zo spannend en kan ik prima zelf. Ik schat dat dat voor die manager ook geldt.
Het gaat er niet om dat je het zelf niet zou kunnen, maar dat je er te duur voor bent om het zelf te doen. Als het goed is kun jij je tijd beter besteden aan werk waar je voor bent aangenomen.
Poezie schreef op 25-03-2023 om 16:04:
[..]
Het gaat er niet om dat je het zelf niet zou kunnen, maar dat je er te duur voor bent om het zelf te doen. Als het goed is kun jij je tijd beter besteden aan werk waar je voor bent aangenomen.
Dat is waar, maar het moet ook werkbaar blijven. En bij belangrijke events durf ik er ook niet op te vertrouwen dat het allemaal goed gaat. Dingen als bloemen en lunches bestellen, delegeer ik dan wel, maar ik check altijd of het gebeurd is.
Het accepteren van een afpsraak of er zelf eentje maken met ene paar mensen is nog tot daaraan toe, maar al die tijd die het kost om zaken echt te plannen en te regelen en te verzetten en af te wachten, alternatieve data vrijhouden etc. Dus je laat het wel erg makkelijk klinken als je alleen maar blij bent dat je de tijdstippen een beetje kan regelen?
gr Angela
MMcGonagall schreef op 25-03-2023 om 16:12:
[..]
Dat is waar, maar het moet ook werkbaar blijven. En bij belangrijke events durf ik er ook niet op te vertrouwen dat het allemaal goed gaat. Dingen als bloemen en lunches bestellen, delegeer ik dan wel, maar ik check altijd of het gebeurd is.
mss wat meer vertrouwen hebben in degene die het regelt, en dat iemand prima je agenda kan beheren, zoals het voor jou ook goed voelt.
De MA regelt al mijn afspraken. Ook externe en interne vergaderruimtes reserveren, offertes opvragen voor teamdagen of heisessies met het MT, lunch, bloemen en verjaardagkaartjes of andere gebeurtenissenkaartjes voor mijn team. Maar ook houd ze de verplichte opleidingen bij van mijn team en stuurt ze overzichten van wie weer op herhaling moet.
Ze zou nog veel meer kunnen regelen maar ik merk dat ik zelf graag de regie hou over mijn agenda.
Enkel de bilats met medewerkers plan ik zelf. Zo hou ik toch nog een beetje zeggenschap over mijn eigen agenda.
Mijn mail beheer ik zelf. In principe zou ze dat ook kunnen doen maar ik doe dat echt liever zelf. Ze heeft wel toegang tot mijn mail/agenda omdat ze vanuit mijn mail uitnodingen verstuurt voor overleggen.
Ik beheer mijn eigen agenda (geen management), maar ons afdelingssecretariaat mag ook in mijn agenda plannen. Ik blok regelmatig tijdvakken in mijn agenda waar ik liever geen afspraken wil (Bijv begin van de ochtend) in overleg kan ik daar flexibel in zijn.
Vooral grotere overleggen of met mensen met volle agendas laat ik aan secretariaat over.
Collega E werkt 20 uur en ik werk 26 uur.
Van de week is er een gesprek geweest met onze coördinator (secretariaat valt onder een andere afdeling) en is naar voren gekomen dan wij minstens 2 agenda's/mailboxen moeten gaan beheren.
Buiten dat werken wij voor nog eens 4 coördinatoren, dit worden teammanagers die straks meer mogen. De vraag is dus wat er nog meer aan taken bijkomt.
conclusie is al wel dat er waarschijnlijk een secretaresse bij komt.
Omdat dit topic al bestond maar even een schopje:
Vanmiddag een gesprek gehad en hier kwam naar voren dat:
- Er 1 of 2 nieuwe secretaresses bij moeten komen omdat we niet aan alle taken kunnen voldoen. Ze willen dat er elke dag iemand is
- De wens dat we met elk cluster een paar uurtjes meelopen om te kijken wat ze doen. Dit helpt ons ook in ons werk ofzo?
- De teammanagers (meer) binding met ons wil in de worm van werkoverleggen
En dit allemaal n.a.v. iemand die onderzoek doet naar de toekomst van ons secretaresseteam. Waarom dit soort verlangens niet gewoon eerder opperen?
1. Ik werk elke dag. Wel op partime-basis, maar met het thuiswerken best flexibel. Weet eigenlijk niet of ze willen dat er elke dag iemand op kantoor is.
2. Zelf zie ik niet echt de meerwaarde met het meelopen.
3. Wat ik al eerder zei, waarom niet eerder aan de bel trekken?
We hebben wel al wekelijks een overleg met het afdelingshoofd
Noem het zeuren, maar ik wou het toch even kwijt
En even voor de volledigheid: we werken voor 1 afdelingshoofd, een adjunct manager en 5 teammanagers